10 Tipps für produktives Arbeiten ohne Stress

Wie kann man eigentlich produktiv arbeiten und dadurch belastenden Stress vermeiden? Ein Tag hat nur 24 Stunden. Trotzdem wirkt die Liste unserer täglichen Aufgaben oft endlos. Da hilft nur eins: Produktivität. Produktiv zu arbeiten ohne dabei gestresst zu sein hilft dir dabei deine Arbeitstage mehr zu genießen und dabei das beflügelnde Gefühl zu verspüren, Fortschritte zu machen.

In diesem Artikel gebe ich dir deshalb 10 Tipps, die dir dabei helfen werden, deine maximale Produktivität zu erreichen.

1. Basis für produktives und stressfreies Arbeiten schaffen

Stell’ dir vor du willst ein Autorennen fahren, aber das Getriebe ist stark abgenutzt, der Tank halb leer und das Lenkrad will auch nicht so richtig parieren. Klingt nicht ganz nach den optimalen Voraussetzungen für ein erfolgreiches Rennen, nicht wahr?

Auch wenn du zwar (wie ich annehme) kein Auto bist, ist es für deinen Körper genauso wichtig in guter Verfassung zu sein, damit du beim Arbeiten Vollgas geben bzw. einfach produktiv arbeiten kannst. Dabei gibt es ausreichend gute Tipps um die Work Life Balance zu verbessern.

Wenn du nachts nicht genug schläfst, wird es für dich schwer am nächsten Tag vollauf produktiv und ohne Stress zu arbeiten. Wenn deine Ernährung zum Großteil aus Fast Food und Energy Drinks besteht ist es sehr gut möglich, dass du nicht deine bestmögliche Effektivität an den Tag legen kannst. Genug zu schlafen, dich (mindestens einigermaßen) gesund zu ernähren und regelmäßige Bewegung tragen stark dazu bei deinen Stresspegel niedrig und deine Produktivität hoch zu halten.

Schaue dir dazu zum Beispiel den Artikel Besser schlafen und den Blog über natürliche Gesundheit an.

2. Teile deinen Tag ein

„Wer am Planen scheitert, plant zu scheitern.“

Winston Churchill

Ein Sprichwort, in dem viel Wahrheit steckt. Planen ist einer deiner wichtigsten Verbündeten für produktives und stressfreies Arbeiten. Das Schöne am Planen ist es schafft Ordnung in den Wulst an Aufgaben und Vorhaben in deinem Kopf und bringt sie in klarer Form auf Papier. Sobald das geschehen ist, brauchst du nicht mehr einen Großteil deiner mentalen Energie darauf zu verwenden mit deinen Aufgaben gedanklich zu jonglieren. Denn das erledigt jetzt dein Plan für dich. 

Sobald deine Aufgaben für den Tag klar sind, priorisiere sie z.B. von A (entscheidend), B (mäßig wichtig) bis C (relativ unwichtig). 

So kommen weniger wichtige C-Aufgaben den entscheidenden A-Aufgaben nicht mehr in die Quere und du hast freie Bahn mit den wirklich wichtigen Dingen durchzustarten und einfach produktiv und ohne Stress zu arbeiten.

Gleichzeitig teilst du so deinen Tag ein und setzt dir Ziele, wodurch du mehr in weniger Zeit erreichen wirst. Am Ende des Tages kannst du dir deinen Tagesablauf noch einmal durch den Kopf gehen lassen und dir überlegen warum bestimmte Aufgaben gut und andere weniger gut geklappt haben. Dadurch kannst du wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die deine zukünftigen Arbeitstage noch produktiver und stressfreier machen werden.  

3. Nein sagen für produktiveres Arbeiten

Nimm nicht mehr als du tragen kannst. Auch wenn es schön ist mehr zu erledigen: Es ist besser vier Aufgaben gut zu machen als fünf Aufgaben gerade so hinzubekommen und dabei vollkommen gestresst und unter Druck zu sein. Wenn bei dir alles belegt ist, dann zögere nicht Anfragen oder Aufträge abzulehnen. Wir kochen alle nur mit Wasser.

Deine Vorgesetzten, Mitarbeiter oder Kunden werden Verständnis dafür haben. So sparst du dir den Stress und kannst deine Aufgaben mit Produktivität und deutlich weniger Stress angehen.

4. Erledige die schwierigen Aufgaben zuerst

Es gibt wenige Dinge, die bei der Arbeit mehr auf uns lasten als wichtige Projekte aufzuschieben. Wenn du entscheidende Aufgaben wie ein Projekt mit naherückender Deadline oder ein wichtiges Gespräch hinausschiebst, dann löst das in dir Stress aus. Das wiederrum beeinträchtigt deine Produktivität bei anderen Aufgaben. 

Daher: Gehe den Koloss auf geradem Weg an. Meistens stellt sich heraus, dass er bei Lichte gesehen um einiges kleiner ist als vorher von dir angenommen. Dabei kann es für dich enorm hilfreich sein, dir z.B. ein großes Projekt in viele Minischritte aufzuteilen.

In der StartUp-Welt spricht man von der Eat-The-Frog-Methode, die nichts anderes bedeutet, als die herausfordernden, stressigen Aufgaben zuerst zu erledigen. So lässt es sich deutlich produktiver arbeiten.

So neigt dein Gehirn weniger dazu mit Überforderung zu reagieren und dein Fortschritt bei dem Projekt bleibt für dich überschaubar. Das wiederrum führt dazu, dass du die Aufgabe als deutlich motivierender erleben wirst, da du mit dem Erledigen jedes kleinen Minischrittes ein Erfolgserlebnis haben wirst.

5. Pausen machen für mehr Produktivität

Auch wenn es manchmal verlockend sein kann pausenlos durchzuarbeiten: regelmäßige Pausen sind ein wichtiges Gegengewicht für deine Arbeitsbelastung, um dein System im Gleichgewicht zu halten. Pausen in deinen Arbeitsalltag einzubauen hilft dir dabei deinen Stresspegel zu senken und den Kopf frei zu bekommen. Bewege dich in deiner Pause. Gehe an die frische Luft, wenn du kannst oder öffne die Fenster. Mehr Sauerstoff macht dich wacher und leistungsfähiger und lässt dich deutlich produktiver arbeiten.

Eine kurze Achtsamkeitsmeditation kann dir auch dabei helfen deine Akkus wieder aufzuladen. Wenn du dich dann wieder an die Arbeit machst, kannst du deine Aufgaben so mit mehr Energie produktiver und effektiver erledigen.

Immer Artikel Mehr Energie im Alltag erfährst du noch mehr darüber.

6. Ablenkungen ausschalten

Es liegt in unserer Natur, uns von Dingen ablenken zu lassen. Vor allem, wenn sie gerade einfach spannender sind. Ob es eine neue Nachricht auf deinem Handy ist, ein interessant klingender Artikel oder einfach nur der Gedanke den Wetterbericht für die nächsten Tage anzusehen: all das kann in dir den Drang hervorrufen deine Aufgaben ganz spontan umzupriorisieren.

Kurzfristig macht das mehr Spaß, langfristig bist du so weniger produktiv bei deiner Arbeit. Außerdem nagt es solchen Impulsen zu folgen an deiner Selbstwirksamkeit, die ein Hauptbestandteil deines Selbstwertgefühls ist.

Um solche Ablenkungen links liegen zu lassen ist es der erste Schritt dir diese Ablenkungen auch tatsächlich bewusst zu machen. Jedes Mal, wenn du merkst, dass du dich hast ablenken lassen – egal, durch was – schreibe es dir auf samt der Uhrzeit zu der es passiert ist. So wirst du Muster erkennen, um dieser Ablenkungen Herr zu werden. So kannst du zukünftig produktiver arbeiten und Stress vermeiden.

Gleichzeitig schaffe dir Motivation, um fokussiert zu bleiben. Wenn du es z.B. hinbekommst deinen ganzen Arbeitstag ohne soziale Medien zu überstehen (ausgenommen, sie sind wichtig für deine Arbeit an sich) dann belohne dich – beispielsweise mit einem leckeren Abendessen, einem Film, den du schon immer mal sehen wolltest oder einem Treffen mit Freunden, das mal wieder dringend nötig ist. Dadurch lernt dein Gehirn das ablenkungsfreie Arbeiten mit positiven Emotionen zu verknüpfen, wodurch es dir leichter fallen wird wirklich fokussiert und produktiv zu arbeiten.

7. E-Mails an die Leine legen

Unnötig oft am Tag dein E-Mailfach zu überprüfen kann sich als ungesehene Ablenkung bei dir einschleichen. Wenn es nicht deine vorrangige Aufgabe ist auf E-Mails zu antworten, lege dir gewisse Zeiten fest zu denen du deine Mails liest und beantwortest. Eine gute Richtlinie dafür ist dreimal am Tag. Einmal morgens, einmal am Nachmittag und einmal, bevor du deine Arbeit beendest. Schalte deshalb auch die Push-Nachrichten bei neuen, eingehenden E-Mails aus.

Außerdem: Wenn du eine Mail gelesen hast, verschiebe die Antwort nicht auf später. Denn das beansprucht nur unnötigen Platz in deinem mentalen Arbeitsspeicher. Stattdessen antworte sofort.

8. Arbeitsumgebung für produktives Arbeiten schaffen

Für einen produktiven und stressbefreiten Arbeitsfluss spielt auch deine Arbeitsumgebung eine Rolle. Gestalte sie dir so bestärkend wie möglich. Versuche so viel Tageslicht wie möglich an deinem Arbeitsplatz zu haben. Wenn kein Fenster in der Nähe ist, kannst du auch mit einer Tageslichtlampe Abhilfe schaffen. Regelmäßig zu lüften, um genug Sauerstoff zu haben ist dabei auch keine schlechte Idee.

Um herauszufinden wie ein bestärkender Arbeitsplatz für dich aussieht musst du eventuell ein bisschen herumexperimentieren. Vielleicht macht es dich produktiver und fokussierter, wenn motivierende oder inspirierende Sätze vor deinem Schreibtisch hängen. Ein bisschen Grün durch Pflanzen hat sich in Untersuchungen auch als positiver Faktor auf die Stimmung am Arbeitsplatz ausgewirkt. Oder aber du platzierst vor dir Fotos von Familie, Freunde oder Vorbildern von dir. 

Was immer dich geerdet, glücklich und motiviert stimmt, wird dich sehr wahrscheinlich auch produktiver und weniger gestresst werden lassen.

9. Konkrete Bearbeitungszeiten für Aufgaben festlegen

Hast du schon einmal die Erfahrung gemacht eine Deadline für eine Aufgabe zu haben und diese Aufgabe gerade so bis zur Deadline erledigen zu können? Lag das an dem tatsächlichen Umfang der Aufgabe oder daran wie du die Aufgabe angegangen bist? Der britische Soziologe Cyril Northcote Parkinson hätte in den meisten Fällen stark für Letzteres plädiert. Laut ihm dehnt sich der Umfang einer Aufgabe in genau dem Maße aus, wie du Zeit für die Erledigung der Aufgabe hast. 

Wenn du 24 Stunden Zeit hast, um ein Projekt fertigzustellen, wirst du dich rein auf das Wesentliche beschränken, um die Arbeit zu erledigen. Wenn du eine Woche Zeit hast um die gleiche Aufgabe zu erfüllen, wirst du wahrscheinlich einiges mehr an Zeit auf unnötige Aspekte der Aufgabe verwenden. Und wenn die Deadline für dieses Projekt Zeit einen Monat in der Zukunft liegt, hast du einen ganzen Monat Zeit, um unproduktiv an die Sache heranzugehen. Denn du hast aufgrund des „Überflusses“ an Zeit einfach weniger Anlass für Effektivität bei der Arbeit. Dieses Phänomen ist bekannt als das „Parkinson’sche Gesetz“.

Um ihm nicht zum Opfer zu fallen und so produktiv zu arbeiten, lege dir klare Zeitfenster für deine Aufgaben und Projekte fest. So stellst du sicher, dass du dich auf das Wesentliche konzentrierst und effektiv zu deinem Ziel zu kommen.

10. Wenn deine Arbeit getan ist, ist sie getan

Setze deinen Arbeitszeiten klare Grenzen. Wenn du mit deiner Arbeit fertig bist, schließe alle Fenster an deinem Computer und beende deinen Arbeitstag bewusst. Lass deine Arbeit bei deiner Arbeit. Gib dem E-Mailpostfach deiner Arbeit und dir eine Pause bis zum nächsten Arbeitstag und hab solange ein bisschen Spaß in deiner Freizeit.

Zeiten der Entspannung sind nämlich genauso wichtig für deine Produktivität wie deine Arbeit an sich. Nur wenn du erholt bist, kannst du auch auf lange Sicht zu deiner Höchstform auflaufen und so mit effektivem Elan deine Aufgaben stressfrei erledigen.

Produktives Arbeiten ohne Stress

Um diese Ratschläge anzuwenden, brauchst du nicht wirklich viel Zeit. Ob du deinen Arbeitstag vorher priorisierst und durchplanst, du deine sozialen Medien zeitweise in den Winterschlaf schickst oder du anstatt „Ja“ einmal „Nein“ zu einer Anfrage sagst, um so deine restlichen Aufgaben effektiver erledigen zu können: Es sind hier oft schon kleine Unterschiede, die den Unterschied machen. Du kannst, wenn du willst, noch heute damit anfangen und deine Produktivität bei der Arbeit sofort ankurbeln.

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Viele Grüße,

PS: Im Arbeit & Finanzen Blog findest du weitere wertvolle Tipps für einen gesunden Alltag. Klicke dich zum Beispiel durch zum Artikel Wann macht ein Job glücklich? und lerne mehr über einen erheiternden Arbeitsalltag.